As jou besigheid nie sonder jou kan bedryf vir selfs 'n paar dae nie, is dit kwesbaar.
Kliënte verwag steeds antwoorde. Verskaffers verwag steeds betaling. Personeel het steeds rigting nodig. 'n Eenvoudige oordragingplan help die besigheid om voort te gaan, of veilig te pouseer, wanneer jy onbeskikbaar is.
Voortsettingsbeplanning is nie net vir groot maatskappye nie. Klein besighede het dit dikwels meer nodig, omdat soveel op een persoon afhanklik is.
Wat iemand anders moet weet
'n Voortsettingskontak is 'n vertroude persoon wat kan reageer as jy nie kan nie. Hulle mag moet weet:
- watter werk aktief is en wat aan kliënte beloof is;
- watter kliënte gekontak moet word;
- watter verskaffers betaal moet word en wanneer;
- waar dokumente en fakture gestoor is;
- watter betalings hierdie week en hierdie maand verskuldig is;
- wat personeel elke dag moet doen;
- hoe om belangrike stelsels veilig te gebruik;
- wie om te bel vir hulp, accountant, prokureur, versekeraar;
- watter besluite kan wag;
- watter besluite dringend is.
Definisie
Voortsettingskontak
'n Voortsettingskontak is 'n vertroude persoon wat genoeg weet oor die besigheid om noodsaaklikes tydens 'n kort afwesigheid te hanteer. Hulle tree binne duidelike grense wat jy vooraf definieer.
Twee dae weg van die werkswinkel
Jy bedryf 'n meubelherstelwerkswinkel. 'n Familieverpligting neem jou weg vir twee dae, langer as beplan.
Jou voortsettingskontak is 'n senior werknemer. Sy het 'n een-bladsy-nota met aktiewe werk, kliënttelefoonnommers, die verskaffer wat Vrydag betaal moet word en waar fakture gestoor is. Sy weet sy kan nie-dringende werk herskeduleer maar nie nuwe kontrakte onderteken of groot aankope goedkeur nie.
Gevolg: Kliënte word ingelig, dringende werk gaan voort en niks krities word gemis nie, omdat die oordraging voorbereed was voordat jy vertrek het.
Moenie alles in jou kop hou nie
Baie eienaars dra die hele besigheid in hul geheue, kliëntvoorkeure, verskaffer-eienaardighede, betaaldatums, werkbesonderhede en daaglikse prioriteite.
Dit is doeltreffend totdat dit nie is nie. As die kennis net by jou leef, skep enige afwesigheid risiko.
Skryf die basiese neer:
- kliëntlys met kontakbesonderhede;
- verskafferlys met betalingvoorwaardes;
- huidige werk en spertye;
- betaaldatums vir huur, lone en sleutelrekeninge;
- belangrike kontakte, personeel, accountant, versekeraar;
- gereelde uitgawes;
- noodstappe, wie om eerste te bel;
- dokumentliggings.
| Kennis in jou kop | Kennis neergeskryf |
|---|---|
| Vinnig vir daaglikse werk | Beskikbaar vir ander wanneer nodig |
| Verlore as jy onbeskikbaar is | Gedeel deur 'n oordragingnota |
| Moeilik om te toets | Maklik om te hersien en op te dateer |
| Skep eienaarsafhanklikheid | Verminder enkelpersoonrisiko |
Beslis wie wat kan doen
Nie elke persoon moet volle gesag hê nie. Wees duidelik oor grense voor 'n noodgeval.
Beslis:
- wie kan met kliënte praat;
- wie kan personeel bestuur;
- wie kan betalings goedkeur;
- wie kan toegang tot dokumente kry;
- wie kan geld insamel;
- wie kan dringende bedryfsbesluite neem;
- wat jou goedkeuring of formele regskundige gesag vereis.
Moenie wagwoorde lukraak deel nie. Gebruik veilige toegangmetodes en gaan formele gesagvereistes na met die relevante verskaffer of 'n gekwalifiseerde adviseur.
Toets die plan
Die beste manier om gapings te vind is om 'n direkte vraag te vra:
As ek môre onbeskikbaar was, kon iemand kliënte kontak, fakture vind, dringende rekeninge betaal, verskafferbesonderhede nagaan, belangrike werk voortgaan en weet wat nie aangeraak moet word nie?
As die antwoord vir enige item "nee" is, het die besigheid 'n beter oordragingplan nodig.
Toetsing vereis nie 'n ware noodgeval nie. Probeer hierdie:
- neem 'n beplande dag af en sien watter vrae opduik;
- vra jou voortsettingskontak om 'n spesifieke dokument te vind sonder jou hulp;
- hersien die oordragingnota na 'n besige week wanneer nuwe werk bygevoeg is.
Skep die nood-oordraging
'n Een-bladsy-nood-oordragingnota is genoeg om te begin. Hou dit op datum.
Toets die oordraging
Jy vra jou besighespartner om tien minute te spandeer om drie dinge te vind sonder jou hulp: hierdie week se aktiewe werk, die versekeringspolis en die verskafferbetaling wat Vrydag verskuldig is.
Sy vind die werk en die betaaldatum vinnig maar kan nie die versekeringspolis vind nie.
Gevolg: Jy voeg die polisligging by die oordragingnota. 'n Tien-minuut-toets onthul 'n gaping wat 'n noodgeval op die ergste tyd sou blootgestel het.
'n Algemene fout
Om niemand te hê wat verskaffers, daaglikse prioriteite of waar om noodsaaklike inligting te vind weet nie.
"Ek sal verduidelik wanneer die tyd kom" werk selde in 'n krisis. Die persoon wat probeer help mag gestres, oningelig of geblokkeer wees deur 'n bank of verskaffer wat formele gesag vereis.
Jou volgende stap
Skep 'n een-bladsy-nood-oordragingnota met aktiewe werk, dringende betalings, dokumentliggings en die naam van een voortsettingskontak. Vertel daardie persoon waar die nota gestoor is en wat hulle mag, en mag nie, doen.
Hou aan leer
Die finale onderwerp in hierdie hub help jou dink oor wat moet gebeur wanneer jy die besigheid permanent verlaat.
Korttermyn-oordraging en langtermyn-opvolgingsbeplanning bou op dieselfde fondament: 'n besigheid wat ander kan verstaan en voortgaan.
Aflaaibaar
Voortsettingskontak-vel